Почему сотрудники не заходят в таск-трекер — и что с этим делать

Сценарий повторяется почти дословно. Руководитель устаёт от того, что поручения теряются, выбирает таск-трекер, оплачивает места, проводит собрание. Первую неделю карточки двигаются. Потом в систему заходят всё реже, а поручения снова раздаются голосом и в рабочем чате. Через месяц трекер открывает один человек — тот, кто его купил.

Это не лень. Причин пять

1. У сотрудника нет повода открыть трекер

Офисный работник весь день сидит за компьютером, и вкладка с задачами у него открыта рядом с почтой. Продавец, повар или прораб работают руками. Чтобы открыть трекер, им нужно остановиться, достать телефон, найти приложение и вспомнить пароль. Ради чего? Чтобы узнать то, что им и так сказали.

2. Двойная работа

Сделать — одно дело. Зайти в систему и отметить, что сделал, — второе. За первое платят, за второе нет. Поэтому второе откладывают «на потом», и карточки неделями висят в колонке «в работе», хотя работа давно закончена.

3. Чужой язык

Доски, колонки, метки, чек-листы, наблюдатели. Для того, кто привык к этому, всё очевидно. Для остальных это интерфейс, в котором страшно что-нибудь сломать. Человек, который боится нажать не туда, просто не нажимает.

4. Жизнь идёт мимо трекера

Срочное поручение никто не заводит карточкой — его говорят голосом или пишут в чат. Через пару недель в трекере лежит половина задач, причём не самая важная. Системе, которая знает половину, перестают верить, а значит, перестают в неё смотреть.

5. Руководитель сам идёт в обход

Это самая частая причина, и её труднее всего признать. Завести задачу в трекере — минута. Сказать голосовым — семь секунд. В спешке выбирают второе, и сотрудники быстро понимают, где на самом деле живут поручения.

Что обычно пробуют — и почему не помогает

• Обязать приказом. Работает две недели, пока за этим следят.
• Наказывать рублём. Люди начинают отмечать задачи, а не делать их. Плюс вопросы к законности таких удержаний.
• Сменить трекер. Новый интерфейс не отвечает на вопрос «зачем мне его открывать».
• Посадить человека, который переносит всё в систему. Это работает, но стоит зарплаты и всегда отстаёт на полдня.

Три условия, при которых задачи выполняются

Если убрать названия продуктов, останется простое правило: задача должна приходить туда, где человек уже есть. Из него следуют три условия.

1. Поставить задачу не дольше, чем сказать её. Если оформление занимает больше времени, чем голосовое, руководитель будет говорить голосовым.
2. Ответить не дольше, чем одним словом. «Принял», «готово», фото. Никаких статусов и колонок.
3. Картина приходит сама. Руководитель не должен обходить людей или доску, чтобы узнать, что сделано. Раз в день — короткий отчёт: сделано, в работе, просрочено, кто молчит.

Для большинства небольших компаний «там, где человек уже есть» — это мессенджер. Поэтому поручения в WhatsApp выполняются лучше, чем карточки в трекере, даже если оформлены хуже. О том, как навести в них порядок, мы написали отдельно: семь правил постановки задач в WhatsApp.

Проверьте себя за пять минут

Если на первый вопрос ответ «двое», а на третий «раз десять», трекер у вас есть, а системы поручений нет.

А если трекер всё-таки нужен

Он нужен там, где есть проекты с этапами и люди за компьютерами: дизайн, разработка, маркетинг. Не обязательно от него отказываться. Достаточно перестать требовать его от тех, кому он не подходит, и дать им другой вход — мессенджер. Чем эти подходы отличаются, мы разобрали в сравнении Zere и Trello.

Zere как раз про это: поручение ставится голосом или сообщением, исполнитель отвечает одним словом, а вечером руководитель получает отчёт. Как это устроено.