Как ставить задачи сотрудникам в WhatsApp, чтобы они не терялись: 7 правил

В небольших компаниях поручения давно живут в мессенджере. Это удобно: сказал и пошёл дальше. Проблема начинается через день, когда нужно понять, кому было сказано, к какому сроку и сделано ли. Вот семь правил, которые решают большую часть этой проблемы.

1. У задачи один исполнитель, названный по имени

«Ребята, надо разобрать склад» — это не поручение. Его слышали все, а значит, никто. Правильно: «Данияр, разбери склад». Если работа на троих, всё равно назначьте одного, кто отвечает за результат.

2. Срок — это дата и время

«На днях», «как сможешь», «к концу недели» каждый понимает по-своему. Для вас конец недели — пятница, для исполнителя — воскресенье вечером. Пишите: «до пятницы, 15:00».

3. Одна задача — одно сообщение

В одном голосовом на две минуты часто лежит три поручения. Запомнят первое. Разделите: одно сообщение — одна задача. Так на каждую можно ответить отдельно и ни одна не потеряется при пересказе.

4. Задача поставлена, когда её приняли

Отправить — не значит поставить. Попросите отвечать одним словом: «принял». Нет ответа за час-два — напомните или позвоните. Это снимает главный спор: «я не видел».

Задача без «принял» — это ваше пожелание, а не чьё-то обязательство.

5. Поручение — в личку, обсуждение — в группу

В общем чате поручение за час уезжает вверх под сорок сообщений. Если задача родилась в группе, продублируйте её исполнителю лично или хотя бы отметьте его через @. Группа нужна, чтобы обсуждать, личные сообщения — чтобы отвечать за результат.

6. Срок переносят только по согласованию

Плохо не то, что сроки сдвигаются. Плохо, когда они сдвигаются молча и вы узнаёте об этом в день сдачи. Договоритесь: не успеваешь — напиши заранее, с причиной и новой датой. Ответ «ок, до понедельника» тоже должен быть написан, а не сказан в коридоре.

7. Раз в день — сверка

Вечером потратьте пять минут: что закрыто, что открыто, у чего вышел срок. Удобно вести список в заметке или закреплённом сообщении. Без сверки первые шесть правил через месяц перестают соблюдаться. Что должно быть в такой сводке, мы описали в статье про вечерний отчёт руководителю.

Шаблон сообщения

Выглядит формально, но пишется за двадцать секунд, а экономит разговор «я думал, это до понедельника».

Где это ломается

Пока в команде пять-семь человек, правила можно держать в голове. Дальше начинаются сбои:

• вы забываете, кому что поставили, потому что задач уже сорок;
• напоминать приходится самому, и на это уходит час в день;
• голосовые никто не переслушивает, чтобы найти в них срок;
• вечерняя сверка превращается в отдельную работу.

В этот момент правила остаются теми же, но следить за ними должен уже не человек. Мы делаем Zere ровно для этого: поручение ставится голосом или сообщением, у него сразу есть исполнитель и срок, Зере сама ждёт «принял», напоминает и вечером присылает сверку. Как это выглядит в рабочем чате — в разделе «Рабочие группы».

Но начать можно и без неё. Введите первые четыре правила с понедельника и через неделю посмотрите, сколько поручений перестало теряться.