Қызметкерлер таск-трекерге неге кірмейді және не істеу керек

Сценарий сөзбе-сөз дерлік қайталанады. Басшы тапсырмалардың жоғалып кететінінен шаршайды, таск-трекер таңдайды, әр пайдаланушы үшін ақы төлейді, жиналыс өткізеді. Алғашқы аптада карточкалар жылжиды. Кейін жүйеге кіретіндер сирей береді, ал тапсырмалар қайтадан дауыспен және жұмыс чатында беріле бастайды. Бір айдан кейін трекерді бір-ақ адам ашады — оны сатып алған адам.

Бұл жалқаулық емес. Бес себебі бар

1. Қызметкерде трекерді ашуға себеп жоқ

Кеңсе қызметкері күні бойы компьютер алдында отырады, тапсырмалар қойындысы поштасының қасында ашық тұрады. Сатушы, аспаз немесе прораб қолмен жұмыс істейді. Трекерді ашу үшін олар жұмысын тоқтатып, телефонын алып, қосымшаны тауып, құпиясөзін еске түсіруі керек. Не үшін? Өздеріне онсыз да айтылған нәрсені білу үшін.

2. Екі есе жұмыс

Жұмысты істеу — бір бөлек. Жүйеге кіріп, істегеніңді белгілеу — екінші жұмыс. Біріншісіне ақы төленеді, екіншісіне жоқ. Сондықтан екіншісі «кейінге» қалдырылады, ал жұмыс әлдеқашан біткенімен, карточкалар апталап «орындалуда» бағанында тұрады.

3. Бөтен тіл

Тақталар, бағандар, белгілер, чек-листтер, бақылаушылар. Бұған үйренген адамға бәрі түсінікті. Қалғандары үшін бұл — бірдеңені бүлдіріп аламын ба деп қорқатын интерфейс. Басқа жерді басып қоямын деп қорыққан адам мүлде баспайды.

4. Өмір трекерден тыс өтіп жатыр

Шұғыл тапсырманы ешкім карточкаға енгізбейді — оны ауызша айтады немесе чатқа жазады. Екі-үш аптадан кейін трекерде тапсырмалардың жартысы ғана жатады, онда да ең маңыздылары емес. Жартысын ғана білетін жүйеге сенбейтін болады, демек, оған қарамайтын да болады.

5. Басшының өзі айналып өтеді

Бұл — ең жиі кездесетін себеп, оны мойындау да бәрінен қиын. Тапсырманы трекерге енгізу — бір минут. Дауыстық хабарламамен айту — жеті секунд. Асығыс кезде екіншісін таңдайды, ал қызметкерлер тапсырмалардың шын мәнінде қайда жүретінін тез түсінеді.

Әдетте не істеп көреді және неге көмектеспейді

• Бұйрықпен міндеттеу. Қадағалап тұрғанда, екі апта жұмыс істейді.
• Ақшамен жазалау. Адамдар тапсырманы орындауды емес, белгілеуді бастайды. Оның үстіне мұндай ұстап қалудың заңдылығына сұрақ туады.
• Трекерді ауыстыру. Жаңа интерфейс «оны неге ашуым керек» деген сұраққа жауап бермейді.
• Бәрін жүйеге көшіріп отыратын адам қою. Бұл жұмыс істейді, бірақ бір жалақыға түседі және үнемі жарты күнге кешігіп отырады.

Тапсырма орындалатын үш шарт

Өнім атауларын алып тастасақ, қарапайым ереже қалады: тапсырма адам онсыз да отырған жерге келуі керек. Одан үш шарт шығады.

1. Тапсырма қою оны айтудан ұзаққа созылмауы керек. Рәсімдеуге дауыстық хабарламадан көп уақыт кетсе, басшы дауыстық хабарламамен айта береді.
2. Жауап беру бір сөзден ұзақ болмауы керек. «Қабылдадым», «дайын», фото. Ешқандай статус пен баған жоқ.
3. Жалпы көрініс өзі келеді. Не істелгенін білу үшін басшы адамдарды немесе тақтаны аралап шықпауы керек. Күніне бір рет — қысқа есеп: орындалды, орындалуда, мерзімі өтті, кім үндемей отыр.

Шағын компаниялардың көбі үшін «адам онсыз да отырған жер» — мессенджер. Сондықтан WhatsApp-тағы тапсырмалар нашарлау рәсімделсе де, трекердегі карточкалардан жақсырақ орындалады. Оларды қалай ретке келтіру керегі туралы бөлек жаздық: WhatsApp-та тапсырма қоюдың жеті ережесі.

Бес минутта өзіңізді тексеріңіз

Бірінші сұраққа «екеу», үшіншісіне «он шақты рет» деп жауап берсеңіз, сізде трекер бар, ал тапсырма жүйесі жоқ.

Ал трекер бәрібір керек болса

Трекер кезеңдері бар жобалар мен компьютер алдында отыратын адамдар бар жерде керек: дизайн, әзірлеу, маркетинг. Одан бас тарту міндетті емес. Оны өзіне лайық келмейтін адамдардан талап етуді қойып, оларға басқа есік — мессенджер беру жеткілікті. Бұл тәсілдердің айырмашылығын Zere және Trello салыстыруында талдадық.

Zere дәл осыған арналған: тапсырма дауыспен немесе хабарламамен қойылады, орындаушы бір сөзбен жауап береді, ал кешке басшы есеп алады. Бұл қалай жұмыс істейді.