Вечерний отчёт руководителю: что в нём должно быть

Узнать, что сделано, можно двумя способами: спрашивать каждого или получать сводку. Первый отнимает время у всех и зависит от вашей памяти. Второй требует договориться один раз.

Четыре блока

1. Сделано

Задачи, закрытые за день. Одной строкой каждая: что и кем. Это единственный блок, который приятно читать, поэтому он идёт первым.

2. В работе

Что принято и движется, и к какому сроку обещано. Подробности не нужны: если задача идёт по плану, достаточно знать, что она идёт.

3. Просрочено

Самый важный блок. По каждой задаче — три вещи: чья она, на сколько опаздывает и что сказал исполнитель. Без третьего пункта вам всё равно придётся звонить.

4. Молчат

Кому задача поставлена, а ответа нет. Это не просрочка, срок ещё не вышел, но именно отсюда она вырастет через два дня.

Пять правил хорошей сводки

Читается за минуту. Если отчёт длиннее экрана телефона, его перестанут читать.
Приходит в одно время. Например, в семь вечера. Тогда ни вы, ни команда не ждёте его весь день.
Подробно — только об отклонениях. Про сделанное — строка, про просроченное — причина.
С именами. «Не выполнено три задачи» бесполезно. «У Ержана просрочена сверка с поставщиком» — уже поручение на завтра.
Без оценок. Отчёт говорит, что произошло. Выводы делает руководитель.

Шаблон

Итог дня, пятница

Сделано (6): прайс разослан — Айдос; выкладка у кассы — Мадина; …

В работе (3): ведомости к инвентаризации — Данияр, до понедельника 13:00; …

Просрочено (1): сверка с поставщиком — Ержан, срок был в четверг. Причина: ждёт акт от поставщика.

Молчат (1): Тимур — заявка поставщику, поставлена утром, ответа нет.

Кто его собирает

Руками. Администратор или вы сами проходите вечером по списку задач и чатам. Для команды из десяти человек это двадцать-тридцать минут в день, и отчёт настолько точен, насколько аккуратен тот, кто его собирает.

Автоматически. Если задачи ставятся и закрываются в одном месте, сводка получается из них сама. Так это работает в Zere: Зере знает, какие задачи поставлены, кто ответил «принял» и «готово», у кого вышел срок, и вечером присылает отчёт руководителю в мессенджер.

Что делать с отчётом утром

Сводка полезна, только если за ней следует действие. Обычно их три:

по просроченному — решить: новый срок, помощь или передать другому;
по молчащим — один короткий вопрос, пока срок не вышел;
по сделанному — сказать спасибо. Это занимает десять секунд и работает лучше любого напоминания.

Если вы ведёте баллы, сводка заодно показывает, откуда они взялись. Об этом — в статье «Баллы за задачи».