WhatsApp-та тапсырманы жоғалмайтындай қалай қою керек: 7 ереже

Шағын компанияларда тапсырмалар бұрыннан мессенджерде жүреді. Бұл ыңғайлы: айттың да, әрі қарай кеттің. Мәселе бір күннен кейін басталады: кімге айтылды, қай мерзімге, орындалды ма — соны анықтау керек болғанда. Бұл мәселенің басым бөлігін шешетін жеті ереже мынау.

1. Тапсырманың аты аталған бір орындаушысы болады

«Жігіттер, қойманы ретке келтіру керек» — бұл тапсырма емес. Оны бәрі естіді, демек, ешкім естіген жоқ. Дұрысы: «Данияр, қойманы ретке келтір». Жұмыс үш адамға арналса да, нәтижеге жауап беретін бір адамды тағайындаңыз.

2. Мерзім — күн мен уақыт

«Жақын күндері», «қолың тигенде», «апта соңына дейін» дегенді әркім өзінше түсінеді. Сіз үшін апта соңы — жұма, орындаушы үшін — жексенбінің кеші. Былай жазыңыз: «жұмаға дейін, 15:00».

3. Бір тапсырма — бір хабарлама

Екі минуттық бір дауыстық хабарламада жиі үш тапсырма жатады. Есте біріншісі ғана қалады. Бөліңіз: бір хабарлама — бір тапсырма. Сонда әрқайсысына бөлек жауап беруге болады және біреуге айтып жеткізгенде ешқайсысы жоғалмайды.

4. Тапсырма қабылданған кезде ғана қойылды деп саналады

Жіберу — қою деген сөз емес. Бір сөзбен жауап беруді сұраңыз: «қабылдадым». Бір-екі сағатта жауап болмаса — еске салыңыз немесе қоңырау шалыңыз. Бұл басты дауды жояды: «мен көрмедім».

«Қабылдадым» деген жауабы жоқ тапсырма — біреудің міндеттемесі емес, сіздің тілегіңіз ғана.

5. Тапсырма — жеке хабарламаға, талқылау — топқа

Ортақ чатта тапсырма бір сағатта қырық хабарламаның астында қалып, жоғары кетіп қалады. Тапсырма топта туса, оны орындаушыға жеке қайталап жіберіңіз немесе кем дегенде @ арқылы белгілеңіз. Топ талқылау үшін керек, ал жеке хабарлама — нәтижеге жауап беру үшін.

6. Мерзім тек келісіммен ауыстырылады

Мерзімнің жылжығаны жаман емес. Жаманы — мерзім үнсіз жылжып, сіз оны жұмысты тапсыратын күні ғана білгенде. Келісіп алыңыз: үлгермесең — алдын ала жаз, себебін және жаңа күнін көрсет. «Жарайды, дүйсенбіге дейін» деген жауап та дәлізде айтылмай, жазылуы керек.

7. Күніне бір рет — тексеріп шығу

Кешке бес минут бөліңіз: не жабылды, не ашық тұр, ненің мерзімі өтті. Тізімді жазбада немесе бекітілген хабарламада жүргізген ыңғайлы. Мұндай тексерусіз алғашқы алты ереже бір айдан кейін сақталмай қалады. Ондай жиынтықта не болуы керегін басшыға арналған кешкі есеп туралы мақалада жаздық.

Хабарлама үлгісі

Ресми көрінеді, бірақ жиырма секундта жазылады және «мен дүйсенбіге дейін деп ойладым» деген әңгімеден құтқарады.

Бұл қай жерде істемей қалады

Командада бес-жеті адам болғанда, ережелерді баста ұстауға болады. Одан әрі іркіліс басталады:

• кімге не тапсырғаныңызды ұмытасыз, өйткені тапсырма қырыққа жеткен;
• еске салуды өзіңіз жасайсыз, оған күніне бір сағат кетеді;
• мерзімін табу үшін дауыстық хабарламаларды ешкім қайта тыңдамайды;
• кешкі тексеру бөлек жұмысқа айналады.

Осы кезде ережелер сол күйі қалады, бірақ оларды қадағалайтын енді адам болмауы керек. Біз Zere-ні дәл осы үшін жасап жатырмыз: тапсырма дауыспен немесе хабарламамен қойылады, оның бірден орындаушысы мен мерзімі болады, Зере «қабылдадым» деген жауапты өзі күтеді, еске салады және кешке тексеру қорытындысын жібереді. Жұмыс чатында бұл қалай көрінетіні — «Жұмыс топтары» бөлімінде.

Бірақ онсыз да бастауға болады. Алғашқы төрт ережені дүйсенбіден бастап енгізіңіз де, бір аптадан кейін қанша тапсырма жоғалмайтын болғанын қараңыз.